行业特点：成本庞大，效率的低下、管理的松散是电脑产品流通行业发展的“瓶颈”。这个行业商品的品种繁多，种类多样化，小件到价格非常低的耗材，大件到价格上万的电脑产品，手工管理费时费力，各种信息的汇总也不及时，信息化管理迫在眉睫。面对激烈的竞争，目前企业为了保持持续实现盈利，降低进货成本成为首要对策。企业迫切需要一个功能强大的信息化管理系统为其提供全面、及时、准确的分析数据，使管理层在最短时间内全面了解企业的运营情况，及时做出决策。加上庞大的客户群，这个行业面对的往来单位大体可分为三大类，分别是供应商、批发客户、零售客户。同一商品对应不同客户售价也有所不同。如何有效的管理客户，做好客户群的管理与合理的商品定价成为企业稳固旧客户发展新客户的重要手段。下面，根据这个行业的行业特点，所建立的帐套需要有一些要注意和参考的地方。

　　 电脑产品例子帐套合理建账的注意事项、操作选项的设置，操作方法的说明：帐套密码：888888
　　
　　一、软件建账、初始化
　　
　　建帐和初始化是一个非常重要的步骤，是正常使用软件的基础和前提。所以，建账、初始化时的一些设置就非常需要注意了。

　　 （一）建帐

　　 1、计算机管理账套是按照文件的方式进行管理的，因此每个账套必须有一个文件名，在这里我们称之为账套代号。帐套代号为十个字节长度，可由字母、数字组成，建议尽量设置简洁，不带特殊符号。
　　 2、企业名称、行业性质，小企业会计制度选择和纳税性质根据根据企业的实际情况设置，此例子帐套选择了“一般纳税人”。行业类型和纳税性质这两项选择启用帐套后是不可以修改的。行业默认属性：提供了三个选项，并根据所选择的行业不同而有所区别，而且默认的选项不可以修改。
　　 3、是否结合使用：该选项非常重要，直接影响到软件的业务流程，并且以后无法修改。如果选择“进销存系统与账务系统结合使用”，所有进销存业务在单据保存后即自动产生凭证； 如果选择“进销存系统与账务系统分开使用”，进销存业务单据不能自动产生凭证，进销存系统与财务系统完全分开，所有凭证必须手工完成。该帐套这个选项设置的是“进销存系统与账务系统结合使用”。
　　 4、系统内提供最多六级的会计科目，除第一级科目长度不能修改之外，其他各级科目长度均可以由用户根据公司的实际情况来定义长度，但科目编码总长度不得超过18位。第二级科目的长度的最好根据客户或供应商的多少来定义。假设第二级科目为2位，那么客户或供应商的数量最多能够超过99个，为3位最多不能够超过999个，依次类推。此选项启用帐套后不可以修改。根据行业的特征分析后，此帐套设置的科目代码结构为：4-4-3-2-2-2
　　 5、配置帐套选项，预先设置帐套相关参数，建完帐后部分选项可以通过“帐套选项”进行调整，注意的是凭证字选项的设置，启用后是无法修改的。
　　 6、设置好合理的帐套管理员和密码。软件要求每套账设置一名享有全部操作权限的管理员。该管理员是该帐套最高权限的用户，拥有该帐套的所有权限，可以新增、修改、删除其他操作员名称、密码，可以对帐套作任何新增、修改、删除操作。此处需填上该管理人员的姓名及其编号，其中管理员编号是由数字构成，一般是从1开始，第一位不能为0。
　　 7、软件以自然月份为一个会计期间，启用账套后，将无法录入启用日期之前的业务单据、凭证，因此用户在确认“账套启用日期”时，应确认在此日期前没有需要录入系统的业务数据发生。根据企业具体情况，设置好帐套启用日期。此选项启用帐套也是无法修改的。例子帐套设置的启用日期为2006年01月01日。

　　 （二）初始化
　　
　　1、进销存初始化：这个模块是提供把与与本企业相关的进销存，员工信息等基础资料输入账套。根据软件的菜单与本企业的相关具体情况，一一对应输入所有的初始化信息。下面是根据此例子帐套的情况，初始化的时候需要注意的几点：

　　（1）、所有基础信息的编码建议设置的有规律，简洁。方便查询。可以根据有关类别进行过滤查询。为了方便用户能更迅速的做好进销存初始化。软件提供了资料导入的功能。在需要导入的EXCEL资料中，格式内容没有问题的情况下。货品资料，客户资料和供应商资料可以进行资料导入。该例子帐套资料的编码设置规律是以字母+数字进行组合，非常方便查询和定位选择。具体举例如下：
　　
　　客户资料：编码定义规则k+编码流水号，由于会计科目2级长度定义的是4位，编码流水号为0001开始。
　　供应商资料：编码定义规则g+编码流水号，由于会计科目2级长度定义的是4位，编码流水号为0001开始。
　　地区资料：直接以流水号定义编码，如果地区过多，可以分等级，定义从属关系。
　　货品资料：编码定义规则为货品首拼+数字，如货品“东芝M19”货品编码定义为“DZ0001”。
　　货品类别：电脑行业货品类别比较多，一般会以品牌+产品类别进行定义。
　　仓库资料：电脑产品行业大多都会有对外销售的店铺，直接把店铺设置为仓库进行管理非常方便，所以此帐套分为总仓库和各分店仓库。
　　部门资料：直接分为管理部门和业务部门两类。
　　员工资料：分为三个类别，管理人员，普通员工和业务人员。
　　（2）、对于客户、供应商在建账期初仍有未结清的款项时，需要在客户、供应商资料中的“期初应收”、“期初应付”中输入，在经销存与财务结合使用的情况下，软件会自动将该处录入的期初往来款转到“帐务初始数据”中；这是在启用帐套后不可以进行修改或者补录的。
　　（3）、货品资料的某些信息，如存货类型，货品属性，成本核算方法，加权价都需要在新增货品状态下定义好，定义好启用帐套后，这些信息都是无法修改的。
　　（4）、设置好货品资料和仓库资料，期初库存可以在库存商品初始化中进行输入。成本核算方法为“移动加权法”和“全月一次法”的货品，加权价也可以对应的在此输入，和在货品资料中的加权价输入窗口是一样的性质。如果是成本核算方法为“个别指定法”的货品，货品对应每一个批次的初始库存和加权价需要从这个窗口进行录入。根据国家税法的制度要求及电脑产品行业存货的特点，我们采用的成本核算方法是“全月一次平均法”这种存货计价方法，采用该计价方法，操作方法比较简便，同时，库存成本也较为真实，能客观、及时、准确地反影当前企业的实际库存成本。
　　（5）、如果企业有委托代销业务，在启用账套前还需要录入货品己经发出尚未进行代销结算的各项委托代销初始数据。有期初发生估价入库并且尚未冲回的，应在初始化时输入其初始数据。
　　（6）、收付款账户是指企业用于收取销售货款，支付采购货款或其他收入支出款项的所有现金账户和银行存款账户的资料。注意：收付款帐户中的开帐余额需要在初始化中进行输入，开帐后无法输入。企业在采购货品时，可采用多种方式支付货款。同样在销货过程中，收到货款的方式也有很多种。因此用户在支付货款(或收到货款)时，应选择一种支付方式(或收款方式)。收付款方式包含两项内容，第一是它的名称，第二则是缺省资金账户，缺省资金账户是所有的“现金”和“银行存款”资料中定义的内容。当您定义了现金或银行存款的缺省账户后，在进行收款或付款时，该款项的去向或来源自动默认为已选定的账户。
　　
　　 2、 帐务初始化：这个模块是提供把与与本企业相关的账务、固定资产等基础资料和有关期初数据输入账套。需要注意的内容如下：
　　
　　（1）、固定资产初始化采用卡片形式录入。用户根据企业固定资产的情况一一录入即可。
　　（2）、帐务初始化中的“本年年初”列是不能输入的，只能输入“期初余额”和“本年累计”，软件自动按照科目的借贷方方向反向计算出“本年年初”。 本年损益累积发生是仅针对损益类科目的。损益类科目每月结转损益之后余额都为0，从本年1月1日到开账前一天的损益类科目累积发生额就输入在此处，该列金额不计算，仅仅是为了“利润表”中“本年累计数”的完整。若该列没有录入，且开账日期不是1月1日，那么生成第一个月的利润表时，“本年累计数”=“本月数”。输入完成后， 点击“试算平衡”按钮，如果通过试算平衡，就说明可以启用帐套。试算平衡只说明经软件验证，输入的数据借贷方相等，至于数据的正确性则需要用户自己验证。
　　初始化工作做完后，建议将帐套做一个备份，保留好备份文件。方便启用后，发现输入错误或者忘记输入数据的情况，可以恢复启用前的备份文件进行处理。
　　
　　二、启用帐套后的正常业务处理
　　
　　1、进销存管理

　　（1）、制作业务单据的时候需要注意一定的规范性，采购管理系统主要核算企业采购货品的业务过程，可以与供应商签订相应的订单，然后在收到货品时引用订单编制收货单，并将货品办理入库手续，如果收到货品时未收到发货方的发票等单据，则可以在月末结账前将货品办理暂估入库，待下月收到发票账单时再将原暂估入库数冲回重新办理入库手续。采购货款则可以通过采购付款系统予以支付。处理退货业务时，需要注意，冲减往来时不能无单退货。需要选择有关单据进行退货。销售模块的操作流程和注意事项与采购模块类似。需要进一步注意的是，为了确保成本的准确性，建议不要负库存销售。
　　（2）、仓库管理模块主要用来处理采购、销售业务以外的仓库收发业务。比如，领料、退料、产品进仓、存货调价、组装拆卸、仓库调拨、库存盘点等原材料、库存商品出入库业务，并将相关的成本结转生成凭证传递到账务模块。可根据行业类型选作。
　　（3）、进销存业务处理完成后，软件中的有关报表可以自动统计数据提供给企业参考。

　　2、现金银行

　　如果企业日常的现金（银行存款）收付业务发生的比较频繁，可以使用系统的“现金银行”功能来进行处理，比如日常费用的开支，其他业务收入款项，银行存款不同账户间的转账等等业务。需要注意的是，如果收入支出类别中，核算收入的项目，在费用开支中是无法选择的，核算支出的项目，则在其他收入中无法选中。
　　
　　3、帐务系统，固定资产，工资模块
　　
　　（1）、由进销存业务、工资等自动生成会计凭证，和在账务系统中的“凭证录入”中手工编制其他会计凭证每个月都需要经过审核，登帐才能产生有关帐务报表，有损益类科目发生则还需要结转损益。有外币核算业务需要进行期末调汇。需要注意的是，损益表的数据需要结帐到下一个会计期间才可以正确生成。现金流量表的数据则需要对核算现金流行科目的凭证进行现金流量分配才可产生。
　　（2）、固定资产模块可以通过"固定资产"模块采用卡片式管理，处理固定资产的账务核算、计提折旧及资产管理，能自动生成相关的凭证，自动计提折旧，自动生成有关固定资产及折旧报表， 对固定资产进行详尽的管理与控制。需要注意的是本期增加的固定资产本期不计提折旧，下期计提折旧；本期减少的固定资产本期照提折旧，下期停止计提折旧。
　　
　　（3）、工资模块可以作为人事管理部门的主要工具，不仅包含了人事档案管理的功能，还可以通过录入相关工资项目数据，自动计算员工月度工资或计件工资，自动分配工资费用、打印工资条、生成各种工资报表以及相关的人员结构分析图表。工资核算模块首先要注意，员工的固定工资是在员工资料中进行输入，其次需要注意的是，各个工资项目的计算公式需要定义完整，并通过检测才可以计算正确。支付工资后，设置好有关的工资分配科目进行分配就可完成工资模块的工作。
　　
　　 4、帐套维护及其他
　　
　　 SQL版的帐套文件不能直接拷贝出来做维护工作，所以建议经常做好数据的备份工作。备份好的帐套需要用软件的恢复功能恢复到软件中才可以打开帐套。不能直接打开备份文件。如需要用引入功能，前提需要将帐套文件进行分离出来才能正常引入成功。帐套使用一段时间后，由于使用的时间比较久，数据量比较大，可能会造成速度比较慢。这个时候可以用软件中的初始数据导入功能，将帐套的基础资料和期末余额转到新的帐套中。做这个操作前提是必须将账套中当月的业务单据删除或进行结账，然后才能进行引入操作。账套维护中的“收缩账套”功能来对帐套进行压缩，以达到减小数据库日志体积，节省硬盘空间，提高系统运行速度的目的。对于不再使用的账套，可以将其放入账套回收站或彻底删除，其中放入回收站功能只是逻辑删除，如果以后还需要恢复被删除的账套，可以在“账套回收站”中将其恢复，而彻底删除则属于物理删除，被删除的账套从硬盘中删掉后无法恢复。
　　
*本方案仅用于参考，请以实际使用情况为准。

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