三、基础资料及编码制定规则
　　1、地区资料
　　根据我国地域的划分及涂料企业的特点，为统计企业各地区的销售状况，我们对地区资料实行三级管理，即“片区—省—市”的管理制度，片区包括华区、华南、华东、西南等若干大区，在片面下设省级管理，省级下再设市级管理，这样，既保证了企业当前销售政策的执行，也便于企业管理者对各地区销售的统计。
　　2、部门资料
　　在灯具流通企业中，一般都设有总裁办、市场部、销售部、财务部、采购部、行政部、仓管等部门，在使用中，我们只须将上述的部门资料依次地录入到“部门资料”中即可。
　　部门，英文简称为Department，为科学地对部门资料进行管理，我们建议用户统一采用下列的部门编码设置方法：
　　D+部门顺序号
　　“D”字母代表部门，根据部门在企业作用的大小，我们分别对上述的部门进行编排，即把总裁办设为首位，其部门编码为“D001”，市场部设为“D002”，然后依次地进行输入。
　　3、员工资料
　　“员工资料”记录了员工的姓名、籍贯、学历、所属部门、联系方式等有关的资料，录入员工资料后，企业可实行简单的人事管理，同时也便于对管理者对员工信息的了解。
　　员工，其英文为Employee，因此，参照部门资料的编码设置，员工资料的编码方法如下：
　　E+员工顺序号
　　“E”字母代表员工，员工顺序号为员工入职的先后顺序，最早入职的员工，我们可将其编码设为“E001”，然后依次地进行输入。
　　我们考察众多的灯具企业后，经调查表明，灯具流通企业的工资发送方式一般采用“月度”工资，因此，在输入员工资料时，企业还须把员工的基本工资料随同录入，如果某员工为企业的业务员，我们还须选择“业务员”该选项。
　　4、客户资料
　　“客户资料”可记录企业往来客户的简称、全称、所属地区、网址、纳税号等有关信息，录入客户资料，可实行高效的客户管理，同时也便于企业营销工作的开展。
　　作为一个流通企业，其往业客户均来源于全国各地，因此，制定科学的、可行的、实用的客户编码就非常重要，经过我们的分析，客户资料编码设置方法如下：
　　“C”+“地区简称”+“-”+“顺序号”
　　在上述的客户编码设置方法中，“C”为英文Client，意为客户，“地区简称”为某地区的汉语拼音的头一位字母，“顺序号”为录入某地区客户的先后顺序号。比如，我们可以将“北京景阳灯具有限公司”的客户编码设为“CBJ-0001”，从这个客户编码中，我们就可以看出，“C”为客户的简称，“BJ”为“北京”的汉语拼音简称，“0001”为北京地区客户的顺序号。
　　正是通过这种客户编码设定方法，操作员大大加快了填制业务单据时的检索效率，同时也方便了企业管理者对客户资料的查阅。
　　5、供应商资料
　　“供应商资料”可记录企业供货商的简称、全称、所属地区、网址、纳税号等有关信息。
　　在实际工作中，灯具流通企业的供货商来自全国各地，因此，制定科学的、可行的供应商编码就非常重要，经过我们科学的分析，供应商资料编码方法如下：
　　“V”+“地区简称”+“-”+“顺序号”
　　在上述的供应商编码设置方法中，“V”为英文Vendor，意为供应商，“地区简称”为某地区汉语拼音的头一位字母，“顺序号”，即录入某地区供应商的先后顺序号。比如，我们可以将“佛山南光灯具有限公司”的供应商编码设定为“VFS-0001”，从这个供应商编码中，我们就可以看出，“V”为供应商简写，“FS”为佛山市汉语拼音的简写，“0001”为企业在佛山地区的供应商的顺序号。
　　正是有了这种的供应商编码设定方法，操作员大大加快了填制业务单据时的检索效率，同时也方便了企业管理者对供应商资料的查阅。
　　6、仓库资料
　　在例子中，企业的仓库包括中山路仓库及人民路仓库两个仓库，在实际应用中，我们只须依次把以上的仓库信息录入即可。
　　7、货品类别
　　作为一个灯具流通企业，其管理的货品非常多，因此，我们有必要地对这些货品分门别类地进行管理，设置货品类别成为了管理货品的有力手段。
　　在实际工作中，对灯具流通企业的货品类别管理，可实行“统筹安排、兼顾应用、分类管理、从大到小”的设定原则，对货品类别实际多级类别管理。“统筹安排、兼顾应用、分类管理、从大到小”，即对货品的类别，统一由销售部门设定，在设定货品类别时，必须先考虑到企业日后的实际应用，然后按照灯具的品牌进行划分，再按照某系列所隶属的品牌依次进行设定。完整的货品类别设定方法如下：
　　品牌.系列
　　在灯具流通企业中，“安耐娜”为一灯具产品品牌，如该品牌下设系列，则可作为二级货品类别。


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