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采购收货单可处理货品与发票同时到达，但当时未付款的往来采购的存货入库业务；还可以用于估价入库收到发票时的冲回处理。系统提供三种发票类型供选择：收据、普通发票、增值税发票，收据是一种内部票据,仅供参考选用；普通发票为税务机关认可的商品销售发票；增值税发票为税务机关认可的可用于增值税进项税额抵扣的发票，如果选择了此发票，系统默认该项货品的销项税税率为 17%，可以根据实际情况进行修改。选择不同的发票类型采购收货单保存后自动生成的会计凭证借贷方是不同的。三种类型最大的区别是否包含增值税款，下面列举了选择不同内容后制作凭证的差异。值得一提的还有付款期限、整单折扣、业务员这些字段，要注意它们的用途。
选择开收据，借方：库存商品，
贷方：应付账款——××供应商；
开普通发票，借方：库存商品，
贷方：应付账款——××供应商；
开增值税发票，
如果前提是一般纳税人，
借方：库存商品和应交税金——应交增值税——进项税，
贷方：应付账款——××供应商，
如果是小规模纳税人，
借方：库存商品，
贷方：应付帐款－××供应商。
当单据填写了付款期限后，系统会根据系统日期与开单日期的差值与付款期限进行比较，当大于付款期限时，会在超期应付款中进行报警。整单折扣关联折扣资料，可编辑，此折扣为商业折扣，而且是对整张单据的所有货品一个总的折扣，不是按货品明细打折（其中折扣包括现金折扣和商业折扣）。业务员关联标志为业务员的员工资料，可编辑，如下图所示。
单据之间的引用，数据的回填是怎么样的呢？这是说明软件一体化设计的最好体现。采购收货单可以手工录入，也可以引用采购订单、机会报价单、估价入库单生成，所引用单号会在采购收货单中显示，便于单据的跟踪查询；如果是引用订单，保存之后会回填所选订单的完成数量；如果引用估价入库单，保存之后会自动产生一张红字的估价入库冲回单。
通过采购收货单可以查看该单的付款过程，便于往来账款的跟踪管理。在开具一张采购收货单后，系统会自动增加库存商品的数量，同时对应的供应商应付款也会自动增加，在业务和财务结合使用的情况下，财务端还会自动生成一张采购收货的会计凭证，可调阅。
打开采购退货单若引用该收货单退货，其数量会自动回填到此收货单中的“退货数量”，系统也会根据此来自动减少库存。打开采购付款单，选择同采购开单相同的供应商，在选择开单中会出现该单据供引用；业务查找中也可以查到该单据。最后，有针对性地分析这种一体化关联的结果——报表数据的统计，给学员展示最直观的数据变化，比如库存、应付账款如何变化，可以引导其注意库存类报表和应收应付报表，看看数据是如何实现处理的过程自动化。
只要开了一张采购收货单，以下相关报表的数据就会发生变化：
成本底稿—将收货单的货品数量、单价、金额在成本底稿的收入方以蓝字列示，如货品核算方法为移动加权平均法，则影响库存成本单价，系统将（当前库存金额+本次收入金额）/（当前库存数量+本次收入数量）计算出的单价作为当前库存成本单价；
库存报表—账面库存汇总/明细表、帐面库存数量汇总/明细表、实际库存数量汇总/明细表、实际库存数量分类表、分仓库存报表、商品类别帐面库存、商品货位报表、个别计价商品报表（所有）、批号管理商品汇总/明细表 采购报表—供应商供货汇总/明细表、商品采购汇总/明细表、商品类别采购表、地区采购报表、业务员采购汇总/明细表、采购年报、采购未付单据
应付报表—应付汇总表<本期应付款蓝字>/应付明细表<应付金额蓝字> [报表只统计往来单位是”供应商”的]
应收报表—应收汇总表<本期应收款红字>/应收明细表<应收金额红字> [报表只统计往来单位是”客户”的]
分析报表—采购系统分析报表
流水帐—供应商流水帐、客户流水帐、仓库流水帐、时间段流水帐
备注：我们就可以按照以上的思路，即从单据的引用与被引用，数据的回填到关联的结果（报表的统计），从而引导学员快速理解每一张单据的功能（以下单据不作如此详细说明）。在操作上，对于单据冲红的解释，用于当前或以前会计期间单据有错误时，通过冲红产生一张红字单据和红字凭证冲销，再补录一张正确单据。
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